Ich werde ein paar Alternativen zu Tools und Services anbieten, die die Ursache unzähliger geschäftlicher Probleme sind. Alle diese Tools sind so konzipiert, dass Sie schneller arbeiten und besser darüber nachdenken, woran Sie gerade arbeiten, als daran, wie Sie es tun.

Dokumente über E-Mail bearbeiten

Einige der größten Kopfschmerzen, die ich in Geschäftssituationen erlebt habe, sind der Versuch, Dokumentrevisionen per E-Mail zu verwalten. Es dauert nicht lange, bis verschiedene Editoren Änderungen miteinander synchronisieren.

Ich nahm eine Seite des New York Times-Autors David Pogue und integrierte den Online-Speicherdienst Dropbox in meinen Workflow. Es gibt immer noch Schluckauf, aber es ist Fortschritt.

Verwenden von E-Mail für fast alle Kommunikation

Es gibt Geschäfts- und Produktivitätsgurus, die ein gutes Vermögen machen und Vorschläge zur Verwaltung von E-Mails machen. Es muss nicht so sein. Wenn Sie die Ressourcen haben, können Sie die Dinge viel einfacher machen, indem Sie das soziale Netzwerk Yammer des Unternehmens integrieren.

Es ist wie Facebook oder Twitter nur für Ihr Geschäft. Es ist einfacher zu verwenden und schneller als E-Mail.

Notizblöcke und Textverarbeitungsprogramme (zum Erstellen von Notizen)

Wenn Sie Microsoft Word als virtuellen Notizblock verwenden, tun Sie sich einen Gefallen und verwenden Sie stattdessen eine dedizierte Notizen-App. Microsoft macht eine gute OneNote, aber ich bin Teil Evernote. Sie können Notizen einfach mit einem der beiden Werkzeuge erstellen und suchen; Sie werden nicht mit einer Gruppe von Dateien zu kämpfen haben.

Wie auch immer Sie Rechnungen jetzt ausführen

Ich kenne niemanden, der Rechnungen mag. Die gute Nachricht ist, dass Sie die Zeit, die Sie damit verbringen, sie auszufüllen, zu senden, zu organisieren, zu verfolgen und vieles mehr mit dem Online-Buchhaltungsservice Kashoo zu reduzieren.

PowerPoint (und PP-Präsentationen)

Wenn Sie ein Mac-Benutzer sind, werden Sie es nicht bereuen, zu Keynote von Apple gewechselt zu haben. Es ist besser in einer Million kleinen Möglichkeiten als PowerPoint.

Unabhängig davon, ob Sie Powerpoint verwenden oder nicht, können Sie die Dinge mit einzigartigen Charts von amCharts aufpeppen. Und anstatt dieser schrecklichen PowerPoint-Handouts, geben Sie Ihren Zuschauern einen Link zu Ihren Folien auf Slide Rocket.

Microsoft Word

Ich hasse diesen hier eigentlich nicht, aber viele, viele Menschen tun es. Wenn Sie nach einem Werkzeug zum Schreiben von Rohentwürfen suchen, verwenden Sie den Vollbild-Texteditor Writeroom oder den entsprechenden Windows-WriteMonkey. Der Nachteil beider Tools ist, dass Sie Ihr Material wahrscheinlich kopieren und in ein Word-Dokument einfügen müssen, um es zu formatieren.

Versuchen Sie auch Seiten, wenn Sie auf einem Mac sind.

Und schließlich können Sie MS Word immer gründlich lernen. Word ist viel einfacher zu verwenden, wenn Sie die Tastenkombinationen kennen und Styles verwalten können. Vertrau mir.

Passwort-Tools

Wir sollten für jede Site, in die wir uns einloggen, wilde und eindeutige Passwörter erstellen, die uns zwingen, Systeme zu verwenden, um sie zu verfolgen. Die Verwendung einer Tabelle oder eines physischen Notizblocks ist zeitaufwändig und nicht sehr sicher. Webbrowser-Passwort-Tools helfen, aber jeder Browser hat sein eigenes System.

Verwenden Sie stattdessen das Multi-Plattform-Passwortverwaltungstool LastPass. Es speichert Ihre Passwörter sicher und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Browser zu Hause, am Arbeitsplatz oder wo auch immer LastPass installiert ist (dies kann ein Smartphone oder Tablet sein).

Whiteboards

Whiteboards sind praktisch für die Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen und Informationen. Aber sie sind hässlich. Und sie sind anfällig für Streifen. Glas Whiteboards bieten verbesserte Technologie, um beide Probleme zu beseitigen.

Ihr Computer Betriebssystem Windows Management Scheme

Wenn Sie etwas wie ich sind, können Sie 2, 4, 5 Programme gleichzeitig auf einem Desktop-Computer verwenden, um Arbeitsaufgaben zu erledigen. Dies führt dazu, dass Sie unzählige Zeit damit verbringen, die Fenster herumzuschlendern und nach bestimmten offenen Dokumenten zu suchen und Ihren Desktop neu zu arrangieren.

Verwenden Sie stattdessen ein Programm wie Alfred für Mac oder Launchy für Windows. Mit beiden können Sie Programme mit Tastaturkürzeln starten und zwischen ihnen wechseln.

Telefonkonferenzen

All diese Bridge-Nummern, Pins und Hoops zum Durchspringen können zu viel Aufwand für Telefonkonferenzen sein. Sparen Sie alle Probleme und integrieren Sie den Webkonferenz-Service Gehen Sie zu Meeting oder einem Messaging-Dienst wie Skype in Ihren Prozess.

Foto über Flickr von Zach Klein