Ihr Unternehmen läuft reibungslos, aber Sie wissen, dass die Dinge besser sein könnten. Manchmal wird ein Projekt ein paar Tage zu lange aufgehängt, oder Meetings, die sich einst als produktiv und nützlich erwiesen haben, scheinen sich nun stundenlang zu ziehen. Es kann sich anfühlen, als würden sich Räder im Schlamm drehen, und es ist schwer, diese Traktion zurückzubekommen.

Wie können Sie diese Art von Problemen beheben? Indem Sie sich auf die Verbesserung der Effizienz Ihres Unternehmens konzentrieren. Ich habe die Mitglieder des Young Entrepreneur Council nach ihren Tipps gefragt, wie sie ihre Geschäfte effizient betreiben können, was ihnen wiederum hilft, produktiver zu sein.

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1. Automatisieren Sie alle möglichen Aufgaben

Ob es sich dabei um Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter handelt oder um Belege an Lieferanten zu senden, automatisieren Sie, was immer Sie können. "Business Automation ist nicht nur ein Luxus; Das ist eine Notwendigkeit im heutigen Wettbewerbsumfeld ", sagt Sathvik Tantry von FormSwift. "Die Automatisierung monotoner Aufgaben spart Ihren Mitarbeitern Zeit und ermöglicht es ihnen, produktivere Aufgaben zu erledigen, die kritisches Denken oder eine menschliche Berührung erfordern."

Sathvik fügt hinzu, dass die Einführung automatisierter Prozesse zu Beginn zwar kostspieliger sei, langfristig aber die Kosten senken und die Unternehmenseffizienz steigern werde.

2. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, von Angesicht zu Angesicht zu plaudern

Während das Senden einer schnellen E-Mail oder Chat-Nachricht an einen Kollegen als eine effizientere Möglichkeit erscheint, eine Antwort zu erhalten, kann es oft den gegenteiligen Effekt haben, da das nachfolgende Hin und Her länger dauern kann als ein schnelles Face-to-Face . "Skype, Google Chat und andere Online-Kommunikationstools sind immer hilfreich, wenn Sie versuchen, eine schnelle Nachricht an Ihre Kollegen zu senden", sagt Miles Jennings von Recruiter. "Face-to-Face-Interaktion beschleunigt jedoch den Prozess, ein Problem zu lösen, eine Frage zu beantworten oder etwas Wichtiges zu klären."

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die beiden für optimale Effizienz ausbalancieren? "Die Mitarbeiter zu ermutigen, offen miteinander zu reden, wenn sie müssen, werden einen stetigen Informationsfluss schaffen", sagt Miles.

Während Chat und E-Mail ihren Platz haben, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter sich bequem von Angesicht zu Angesicht austauschen können, halten Sie Ihr Geschäft effizient in Gang und ein Problem, das in einem fünfminütigen persönlichen Gespräch gelöst werden könnte wird nicht als E-Mail-Thread mit 20 Nachrichten enden.

3. Begrenzen Sie Unterbrechungen

Personalbesprechung um 9 Uhr, Abteilungsbesprechung um 11 Uhr, Mittagessen um 12 Uhr - wenn Ihre Mitarbeiter Mühe haben, ihre Aufgaben effizient zu erledigen, könnte dies das Ergebnis ständiger Unterbrechungen sein. "Wir versuchen, mehrere Meetings am selben Tag zu planen, anstatt sie die ganze Woche über zu streuen, und wir blockieren die Zeit in unseren Kalendern, um aktiv zu arbeiten", sagt Alexander Moore von Boomerang. Die Blockierung von Zeitabschnitten für ununterbrochene Arbeit kann Ihren Mitarbeitern helfen, sich besser zu konzentrieren und effizienter zu arbeiten.

Aber Meetings sind nicht die einzigen Täter - ständige E-Mail-Benachrichtigungen, Chatnachrichten-Popups und Benachrichtigungen von Ihrer internen Projektmanagement-Software können alle als Ablenkungen dienen, die den Arbeitsfluss unterbrechen. "Im Allgemeinen dauert es etwa eine Minute, um nach einer Unterbrechung wieder effektiv arbeiten zu können", sagt Alexander. tools and apps to keep your work distraction free, which may help you work more efficiently. "Aus diesem Grund verwenden wir Tools wie Posteingangspause, um E-Mail-Benachrichtigungen zu reduzieren." Es gibt viele Tools und Apps, die Ihre Arbeitsablenkung freihalten, wodurch Sie effizienter arbeiten können.

4. Halten Sie ein tägliches, 10-minütiges Firmentreffen ab

Während Besprechungen im Allgemeinen als eine Notwendigkeit angesehen werden, können sie bis zu dem Punkt weitergehen, an dem sie am Arbeitstag essen. David Ciccarelli von Voices.com schlägt kürzere, effizientere Meetings vor, die die Grundlagen in 10 Minuten abdecken.

"Jeden Tag treffen wir uns als Unternehmen zu einem 10-minütigen Meeting namens Daily Huddle", sagt er. "Das Meeting dient als Informationsquelle, die alle auf dem Laufenden hält, einschließlich einer Zusammenfassung unserer wichtigsten Leistungsindikatoren, der Feier von Erfolgen und der Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung."

Es ist nicht nur ein guter Weg, um alle Mitarbeiter über neue Entwicklungen im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten. Durch die Einhaltung von kurzen Besprechungen wird der Besprechungsprozess gestrafft und der Zeitaufwand reduziert. "Mit diesem Prozess können wir effizient arbeiten, da unnötige Besprechungen eliminiert werden", sagt David.

5. "Single-Task", um mehr zu erledigen

Wir alle denken, dass wir hervorragende Multitasker sind; Ich habe derzeit 11 Tabs auf meinem Laptop geöffnet - und das ist eine konservative Zahl im Vergleich zu einigen Tagen. while people can potentially multitask, they're not necessarily being more productive. Es wird jedoch davon ausgegangen, dass die Benutzer zwar potenziell multitaskingfähig sind, aber nicht unbedingt produktiver sind. Hier kommt also die Idee des "single tasking" (oder der Konzentration auf eine Aufgabe nur bis zur Fertigstellung) ins Spiel.

"Unser gesamtes Unternehmen arbeitet derzeit daran, unser Single-Tasking-Spiel zu verbessern und nicht zum nächsten Projekt überzugehen, bis das aktuelle abgeschlossen ist", sagt Laura Roeder von Meet Edgar.

Sie erklärt weiter: "Mit" Single-Tasking "können Sie schneller fertig werden, indem Sie Projekte nicht an der Rebe verrotten lassen, wenn sie fast fertig sind. Es ist leicht, sich fälschlicherweise produktiv zu fühlen, wenn 10 Projekte laufen, aber nichts geht wirklich auf die Welt. "

Die Konzentration auf "single-tasking", bis ein Projekt abgeschlossen ist, hilft Ihnen, tatsächlich auszuführen, anstatt an so vielen verschiedenen Projekten herumzuhacken, dass nichts jemals fertig wird.

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6. Entmutigung "Haben Sie eine Minute?" Treffen

"Eine der häufigsten und ineffizientesten Anwendungen von Zeit und Energie ist häufig 'hat eine Minute?' Meetings ", sagt Kristopher Jones von LSEO. "Diese Besprechungen sind ungeplant und lenken normalerweise von der Produktivität ab."

Warum sind diese Meetings schlecht für die Effizienz des Büros? "Die Realität ist, dass in einer Minute fast nichts Wichtiges erreicht werden kann, was bedeutet, dass eine Minute zu 15 Minuten oder länger wird und letztendlich zu einer äußerst ineffizienten Verwaltung der Zeit wird", sagt Kristopher.

Versuchen Sie stattdessen, schnelle Besprechungen mit einer bestimmten Zeitspanne zu planen, und halten Sie sich an das Thema, das Sie besprechen müssen. Selbst eine einfache E-Mail mit der Frage "Können wir uns 10 Minuten um 15 Uhr treffen, um die Fertigstellung des Projekts X zu besprechen?" Erfüllt die Ziele, das Meeting kurz, geplant und von Angesicht zu Angesicht zu halten.

7. Bleibe beim etablierten Prozess

Wenn Sie bereits ein Projekt haben, können Sie versuchen, die Geschwindigkeit zu erhöhen. "Bleiben Sie bei dem etablierten Prozess", empfiehlt Angela Harless von AcrobatAnt. "Wenn wir versuchen, den Prozess zu beschleunigen, wird etwas übersehen, was später behoben werden muss und Zeit und Geld kostet. Die Dinge laufen reibungsloser, wenn wir uns an den Prozess halten, mit dem wir begonnen haben. "

Bedeutet das, dass sich die Dinge nie ändern? Natürlich nicht - das würde wahrscheinlich die meisten unserer früheren Vorschläge nutzlos machen! Aber wenn Sie einen Prozess ändern, tun Sie dies absichtlich, nicht nur aus einer Laune heraus oder weil Sie hinter dem Zeitplan zurückbleiben. "Prozesse können geändert werden, aber sie sollten absichtlich und mit Kommunikation an das gesamte Team geändert werden, nachdem die potenzielle Änderung genehmigt wurde", sagt Angela.

8. Verwenden Sie eine Aufgabenverwaltungssoftware

"E-Mail ist keine ideale Methode der Kommunikation oder Zusammenarbeit in Teams", sagt Dave Nevogt von Hubstaff. "Wir verwenden Task-Management-Software wie Trello, damit unsere Kommunikation und unser Arbeitsfortschritt an einem Ort sind."

Eine Task-Management-Software für bestimmte Teams kann dazu beitragen, dass alle effizienter zusammenarbeiten, den Fortschritt verfolgen und bei der Arbeit bleiben. "Es spart jedem die Zeit, in E-Mails hin und her zu gehen, und es ermöglicht uns, den Fortschritt effizienter zu verfolgen", sagt David. Hier bei Palo Alto Software sind wir uns einig - und wir sind auch große Fans von Trello.

9. Fördern Sie eine Kultur der offenen Kommunikation

Wie in Tipp Nummer zwei, ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, offen zu kommunizieren. Aber das geht über die Idee hinaus, von Angesicht zu Angesicht zu kommunizieren, um Probleme zu lösen. fühlen sich Ihre Mitarbeiter wohl, äußern sie ihre Bedenken oder geben sie ein Feedback darüber, wie Ihr Unternehmen geführt wird?

"Der Hauptgrund für unser explosives Wachstum liegt in der Tatsache, dass wir eine Kultur der offenen Kommunikation haben", sagt Raymond Kishk von Interstate Air Conditioning & Heating. "Der beste Weg zur Steigerung der Unternehmenseffizienz besteht darin, Feedback, Ideen und die Kommunikation zwischen Abteilungen zu fördern."

Du kannst nicht überall gleichzeitig sein, noch wirst du alles sehen. Ihre Mitarbeiter sind möglicherweise in der Lage, einen Bereich Ihres Unternehmens ausfindig zu machen, der effizienter gestaltet werden könnte, oder einen Prozess, der rationalisiert werden könnte. Stellen Sie sicher, dass sie sich wohl fühlen, ihre Meinung äußern und Feedback geben, insbesondere wenn es um die Verbesserung der Effizienz geht. "Indem wir unsere Mitarbeiter ermutigen, Teil des Effizienzprozesses zu sein, wird dies zu einem produktiveren und effizienteren Team führen", sagt Raymond.

10. Wissen Sie, wann Sie aufhören sollen

Während es wichtig ist, so viele Knicke wie möglich zu glätten, um Ihrem Unternehmen zu helfen, effizienter zu laufen, müssen Sie auch wissen, wo Sie die Linie zeichnen müssen. Nicht jeder Prozess kann und sollte automatisiert werden, so wie nicht jedes Meeting immer zum geplanten Zeitpunkt endet.

"Effizienz ist wichtig - keine Frage", sagt Neill Feather von SiteLock, LLC. "Aber für Start-ups und Unternehmer kann eine zu hohe Konzentration auf Effizienz von dem ablenken, was für unsere Unternehmen wirklich wichtig ist: Wachstum."

Neill hat das mit seinem eigenen Geschäft erlebt: "Bei SiteLock konzentrieren wir uns auf Effizienz in Schlüsselbereichen: Hardware-Nutzung, Service-Level-Vereinbarungen usw., aber wir erinnern uns immer daran, dass unser wichtigstes Ziel Wachstum ist. Dazu gehören Kunden, Produkte und Markenstärke. "

Es ist wichtig, nach Effizienz zu streben, aber lassen Sie das Ziel, ein effizienteres Unternehmen zu führen, nicht über andere Ziele hinausgehen. Durch Versuch und Irrtum und durch Feedback von Ihren Mitarbeitern während des gesamten Prozesses können Sie überwachen, was funktioniert und was nicht, und Ihre Geschäftseffizienz verbessern. Gleichzeitig können Sie Ihr Geschäft weiter ausbauen und stärken.