Einer der häufigsten Fehler in der Unternehmensplanung ist die verwirrende Planung mit der Buchhaltung.

Sie sind zwei verschiedene Dimensionen. Das Rechnungswesen geht von heute rückwärts in die Zeit in immer größerem Detail. Auf der anderen Seite geht die Planung in immer mehr Zusammenfassung und Aggregation in die Zukunft.

Wenn Sie diesen Unterschied verstehen, können Sie besser mit dem erraten, was Sie tun müssen, um Prognosen zu erstellen - insbesondere die Umsatzprognose, die Kostenprognose und schließlich den Gewinn und Verlust, den Cashflow und den Rest der Finanzprognose - in Ihr Unternehmen einfließen Planung.

Die Buchhaltung muss bis ins letzte Detail korrekt sein. Sie benutzen es, um Steuern zu bezahlen. Prognosen in einem Geschäftsplan sind per Definition nicht korrekt (siehe Ihren Geschäftsplan ist immer falsch).

Verschiedene Dimensionen

Ich benutze den Film Stargate aus dem Jahr 1994 mit James Spader und Kurt Russell, um den Unterschied zwischen Planung und Buchhaltung zu illustrieren.

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Im Film hatte eine fiktive Naturfreude ein seltsames, leuchtendes Tor zwischen zwei Dimensionen geöffnet. Auf der einen Seite war die Welt, wie wir sie kennen. Auf der anderen Seite eine seltsame, fremde Welt, wie nichts, was wir je gesehen hätten. Ich mag die Idee, weil sie mich an die Unterschiedsdimensionen erinnert, die planen und bilanzieren.

Wenn Ihnen das als theoretisch oder konzeptionell erscheint, vielleicht ein wenig unpraktisch, denken Sie noch einmal darüber nach. Das ist wichtig. Es kann Ihnen unnötige Kopfschmerzen und Stress ersparen. Es hilft Ihnen, in der richtigen Dimension zu bleiben und zu verstehen, dass die finanziellen Projektionen in Ihrem Geschäftsplan nicht in qualvollen Details erstellt werden sollen.

Ein einfaches Beispiel

Nehmen Sie die Bilanz hier, ein Beispiel aus Wikipedia. Bei der sogenannten Bilanz handelt es sich um einen Standardfinanzbericht, in dem die Aktiva, Passiva und das Kapital eines Unternehmens am Ende eines bestimmten Tages, Monats, Jahres oder was auch immer aufgeführt sind. Vermögenswerte sind gut - Dinge, die Sie besitzen, wie Bargeld und Land, oder Geld, das Ihnen wie Forderungen geschuldet ist. Verbindlichkeiten sind Schulden, Geld, das du schuldest, weshalb du Dinge siehst, die "zahlbar" sind - was bedeutet, dass du sie bezahlen musst - als Verbindlichkeiten. Das Kapital ist, was übrig bleibt. Es wird eine Bilanz genannt, weil es Magie ist, die Magie der doppelten Buchführung: Die Vermögenswerte sind immer genau gleich den Verbindlichkeiten und dem Kapital.

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Ist dies ein Buchhaltungsbericht oder eine Prognose in einem Geschäftsplan? Du kannst es nicht sagen. Es sieht genauso aus, egal wie. In Wahrheit sind sie jedoch unterschiedliche Dimensionen.

Buchhaltung sammelt Datensätze von Transaktionen

Das Rechnungswesen geht von heute in immer mehr Details in die Vergangenheit zurück.

Wenn es sich um eine Buchhaltung handelt, ist jede in einer Bilanz ausgewiesene Zahl tatsächlich ein zusammenfassender Bericht einer Datenbank voller Transaktionen. Das Kassenguthaben ist wie Ihr Scheckbuchguthaben; Es ist das Ergebnis der Aufsummierung aller Einzahlungen und Subtraktion aller Überprüfungen. Was sie als Debitorenkonten bezeichnen, ist die Summe aller Geldbeträge, die Ihnen von all Ihren verschiedenen Kunden geschuldet werden, ein Bericht von Hunderten, vielleicht Tausenden von verschiedenen Transaktionen. Sie machen einen Verkauf, hinterlegen eine Rechnung, warten, bis sie bezahlt sind, und werden schließlich bezahlt, erfassen die Transaktion, debitieren über Bargeld und Kreditforderungen und so weiter, durch eine Sammlung spezifischer Transaktionen. Die 52.000 Dollar, die als Landwert gemeldet wurden, könnten das sein, was Sie für Land bezahlt haben, aber es könnte auch die Lösung von Dutzenden von Landtransaktionen sein, einige verkaufen, andere kaufen, und das ist das Gleichgewicht.

Haftungssalden, wie Assets, werden in der Buchhaltung von Grund auf aufgebaut, indem alle Transaktionen im Auge behalten und das Endergebnis zusammengefasst wird. Schuldner können Dutzende von kleinen Handelsrechnungen sein, die irgendwo auf einem Spike sitzen, oder ein Darlehen von der Bank, in welchem ​​Fall es mit dem Startkreditbetrag abzüglich der Summe aller Tilgungszahlungen zusammenhängt.

Ich hoffe, Sie bekommen die Idee: Buchhaltung ist eine riesige Sammlung von zusammengefassten vergangenen Transaktionen. Konzentrieren Sie sich auf eine beliebige Zahl in einer Kontoauszugsrechnung, und Sie sollten in der Lage sein, weitere Details zu jeder einzelnen Transaktion heranzuzoomen.

Planung macht vernünftige erzogene Vermutungen

Planung geht von heute in die Zukunft in immer mehr Zusammenfassung und Aggregation.

Betrachten Sie nun, wenn Sie wollen, die gleiche Illustration als Teil eines Geschäftsplans, und machen Sie eine fundierte Vermutung darüber, wie das Gleichgewicht in zwei oder drei Jahren sein wird. Versuchen Sie nicht einmal, nicht eine Sekunde lang zu denken, dass Sie Geld schätzen werden, indem Sie die Details Tausender Transaktionen schätzen und addieren. Sie werden keine Vermögenswerte schätzen, indem Sie raten, was Sie kaufen werden, und wann (ganz zu schweigen von Abschreibungen, also tun Sie so, als hätte ich es nicht getan). Sie werden nicht Schulden schätzen, indem Sie raten, wann Sie jeden Kredit aufnehmen, genau was Sie kaufen werden und wann. Das ist unmöglich - und dumm. Sie werden einen Weg finden, Ihr Geld, Ihre Vermögenswerte und Ihre Verbindlichkeiten zu erraten, basierend auf größeren Schätzungen, die logisch in die Hauptflüsse, wie Verkäufe, eingebunden sind.

Wir werden später zusammen daran arbeiten, wie Sie vernünftige Schätzungen vornehmen können, aber zur Veranschaulichung habe ich einige Beispiele, um den Unterschied in den Dimensionen zu erklären:

  • Debitorenbuchhaltung bedeutet Geld, das Ihnen von Kunden geschuldet wird. Sie machen den Verkauf, aber Sie liefern eine Rechnung und warten darauf, bezahlt zu werden; So geht es im Business-to-Business-Vertrieb. Sie müssen also raten, wie viel Geld dort zu wichtigen Zukunftspunkten sitzen wird und darauf wartet, empfangen zu werden. Jeder Dollar in Forderungen ist ein Dollar weniger Bargeld, weil es als Verkäufe gebucht wurde, aber Sie haben das Geld nicht. Sie versuchen jedoch nicht, alle spezifischen Verkaufstransaktionen mit allen spezifischen Kunden zu erraten und sie alle hinzuzufügen und herauszufinden, wo die Gesamtsumme in zwei oder drei Jahren liegen wird. Stattdessen raten Sie, wie viel Prozent des Umsatzes mit Rechnungen und Wartezeiten verbunden sind, und dann schätzen Sie, wie viele Tage im Durchschnitt Sie warten müssen, und Sie können einige Zahlentricks machen, um eine fundierte Schätzung zu treffen.
  • Sie schätzen nicht, was Sie schulden werden, indem Sie alle imaginären Rechnungen von irgendwelchen vermuteten zukünftigen Einkäufen addieren. Stattdessen schätzen Sie, wie viel Sie derzeit Ausgaben als Prozentsatz der Verkäufe und Gehaltsabrechnung oder eine andere Maßnahme auszahlen, dann schätzen Sie etwa einen Monat als Kreditoren.

Ich werde die Beispiele nicht belasten, weil ich denke, dass das schon genug ist, um den Punkt zu verdeutlichen. Sie müssen einige logische Vermutungen anstellen.

Warum ist das wichtig?

Hin und wieder stoße ich auf jemanden, der versucht, die kleinsten Details der projizierten Zinsausgaben zu verwalten, um mehrere verschiedene Darlehen mit unterschiedlichen Raten und Bedingungen als Teil eines Geschäftsplans zu ermöglichen. Oder ich finde jemanden, der versucht, Vermögenswerte zu schätzen, indem er die genauen Kaufdaten und -werte erraten. Und dann gibt es Leute, die versuchen, zukünftige Kundenforderungen zu projizieren, indem sie die zukünftigen Verkäufe und Zahlungsmuster jedes Kunden erraten.

Das Problem ist natürlich, dass das wirklich schwer ist. Sie können ein Leben lang Details berechnen und kommen nie so nah wie Sie mit einem guten Schätzwert.

Vergleichen Sie die Sicherheitsebenen: Nehmen wir an, dass Zinsen in der Regel ein oder zwei Prozent der Gesamtkosten ausmachen und die Ausgaben normalerweise etwa zwei Drittel des Umsatzes ausmachen. Wenn Ihre Umsatzschätzung für zukünftige Jahre innerhalb von 5 Prozent liegt, geht es Ihnen besser als den meisten. Wie falsch kannst du mit einem einfachen geschätzten Zinssatz umgehen, und wie stark beeinflusst das deine Prognosen? Sprechen wir nicht über winzige Prozentsätze von Ausgaben in einem System, das andere Elemente schätzen muss, die Hunderte von Male mehr Unsicherheit haben?

Ich betrachte dies als ein Problem dessen, was ich Ebenen der Unsicherheit nenne, was eine Frage ist, wie korrekt Sie erwarten. Nehmen wir zum Beispiel an, es ist Frühjahr 2008. Wenn Ihr Buchhaltungsbericht sagt, dass Ihr Umsatz 2.893.712, 07 $ für 2007 betrug, und Sie diese Zahl in Ihre Steuerberichte für 2007 eintragen, erwarten Sie, dass sie absolut korrekt ist. Sie haben Buchhaltungssoftware und professionelle Buchhaltungshilfe, und Sie geben alle Datensätze ein, so dass Sie davon ausgehen, dass die Nummer korrekt ist. Das ist vermutlich eine sehr geringe Unsicherheit. Sogar ein Unterschied von 10.000 Dollar zwischen dem, was Sie auf dem Buchhaltungsbericht sehen, und dem, was tatsächlich passiert ist, ist sehr schlecht. Auf der anderen Seite, wenn Ihr Geschäftsplan für 2008 sagt, dass Sie erwarten, 5 Millionen US-Dollar für das Jahr 2011 zu verkaufen, ist das eine Vermutung mit relativ hoher Unsicherheit. Während Ihre Bilanzierung von vergangenen Verkäufen in einem Steuerbericht ein Desaster ist, wenn es um $ 10.000 geht, haben Ihre geplanten $ 5 Millionen Verkäufe in drei Jahren so viel Unsicherheit, dass Sie wahrscheinlich sehr erfreut sind, innerhalb von $ 500.000 dieser Zahl zu enden Sie geschätzt im Jahr 2008, wenn Sie endlich die tatsächlichen Ergebnisse für 2011 erhalten.

Nun nimm die gleiche Idee näher, am Beispiel der spezifischen Zinsausgaben. Zinsen sind vom Einkommen abzugsfähig, bevor Sie Steuern zahlen, also wenn es bereits 2008 ist, dann sollte Ihre Buchhaltung bis zum letzten Penny sagen, was Sie in Zinsausgaben im Jahr 2007 bezahlt haben. Nehmen wir als Beispiel, dass Sie $ 21.093, 76 Zinsen für 2007 bezahlt haben. Es gibt keine Fehlerspanne. Der Zinsaufwand für das ganze Jahr ist die Summe aller separaten Zinszahlungen, die für die verschiedenen Kredite anfallen. Auf der anderen Seite, wenn es jetzt 2008 ist und Sie schätzen, was Ihre Zinsausgaben im Jahr 2011 sein werden, können Sie nicht erwarten, genau richtig zu sein. Und - am wichtigsten - Sie sollten nicht versuchen, Zinsausgaben in der Zukunft zu berechnen, wie Sie es für die Vergangenheit tun, indem Sie alle Ihre Darlehen und die verschiedenen Zinssätze kennen und sie alle addieren. Diese Art von Details in Projektionen funktioniert einfach nicht. Eine einfache Schätzung wird ausreichen.

Ich schlage vor, dass wir nur eine Sekunde darüber nachdenken. Ist es sinnvoll, dass es bei der Geschäftsplanung darum geht, die Zukunft so genau zu projizieren, dass ein einfacher durchschnittlicher geschätzter Zinssatz für Ihre geplanten Verbindlichkeiten nicht ausreicht? Haben Sie wirklich Zeit, die detaillierten Auswirkungen multipler hypothetischer Zinssätze auf mehrere hypothetische Kredite als Teil einer Projektion zu modellieren, die von einer geschätzten Verkaufsprognose abhängt?

Planung bedeutet, Entscheidungen zu treffen, Prioritäten zu setzen und zu steuern. Die Buchhaltung dient natürlich auch der Information und der Verwaltung, aber es gibt gesetzliche Verpflichtungen in Bezug auf Steuern. Die Buchhaltung muss notwendigerweise sehr ins Detail gehen. Die Planung erfordert eine Balance zwischen Detail und Konzept, denn es gibt Zeiten, in denen zu viele Details nicht produktiv sind.

Gute Nachricht: Es macht die Dinge einfacher

Das sind wirklich gute Nachrichten für die Geschäftsplanung. Was es bedeutet, dass Sie kein Bild Ihrer finanziellen Zukunft malen müssen, indem Sie jeden Ziegelstein in jedem Gebäude einzeln aufführen. Sie können es mit einem breiten Pinsel tun. Das macht es nicht weniger realistisch, es wird es in der Regel realistischer machen, zumindest habe ich es gesehen, als ich mit Tausenden von Menschen an Tausenden von Geschäftsplänen gearbeitet habe.

Wir sind ein Mensch. Wir arbeiten besser daran, uns die Zukunft maßstabsgetreu vorzustellen, als wenn wir sie Ziegel für Ziegel bauen.

Ein letztes Wort der Warnung

Für gut ausgebildete Buchhalter ist es besonders schwierig, den Unterschied zwischen Planung und Buchhaltung zu erkennen. Sie haben gelernt, Berichte von Grund auf zu erstellen, aus dem Detail, und es kann sie verrückt machen, wenn Sie Schätzungen unter Verwendung von Prozentsätzen und Algebra machen und gesunden Menschenverstand für etwas, das sie gelernt haben, aus akribischen Details aufzubauen.

Wichtiger als sie verrückt zu machen, ist leider, dass dieses dimensionale Unbehagen manchmal die Buchhalter so unglücklich machen kann, dass sie sagen, dass Ihre Schätzungen falsch sind. In diesen Fällen missverstehen sie oft, was es bedeutet, die Zukunft zusammenfassend darzustellen, anstatt die Details in der Vergangenheit zu zählen. Vergib ihnen - sie meinen es gut - aber lass dich auch nicht von ihnen verrückt machen. Bleib bei der Planung.